Luchthaventransfers farmaceutisch wereldcongres

Een wereldwijd farmaceutisch bedrijf organiseerde een internationaal congres over personalized medicine in Den Haag. Wij werden gevraagd om de luchthaventransfers te verzorgen voor veertig internationale sprekers die via Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Eindhoven Airport arriveerden.

Het coördinatiewerk was aanzienlijk: veertig sprekers op 28 verschillende vluchten, verspreid over twee aankomstdagen. Ons operations team bouwde een realtime dashboard waarop alle vluchten werden gemonitord, zodat we bij vertragingen direct konden bijsturen. Acht voertuigen — een mix van Mercedes S-Class en V-Class — werden strategisch verdeeld over de drie luchthavens.

Elke spreker ontving vooraf een persoonlijke welkomstmail met de naam en het telefoonnummer van hun chauffeur, plus een verwachte ophaaltijd die automatisch werd bijgewerkt op basis van de actuele vluchtstatus. In de auto lagen een welkomstpakket en een programmaboek van het congres klaar.

Alle veertig sprekers arriveerden op tijd bij hun hotel. Geen enkele aansluiting werd gemist, ondanks drie significante vluchvertragingen. De congresorganisator noemde het vervoer "het soepelste onderdeel van het hele driedaagse programma" en heeft ons sindsdien voor twee vervolgcongressen ingeschakeld.